מסמכי המחקר שמגישים המציגים יכולים לעלות לפלטפורמות שונות (בדיגיטל או בדפוס)  בתור Conference Proceedings. את ה- Conference Proceedings יוזמים המארגנים של הכנס כאשר חלק מההסכם בין המציג לכנס הוא שישנה הסכמה לכך שהחומרים יעלו לפלטפורמה שיבחרו המארגנים ועל פי שיקול דעתם. פלטפורמות אפשריות :

• • אתר הפקת הכנס – חברה מסחרית, אגודה מקצועית, אתר הפקולטה וכו’.
    • יתרונות – אין צורך בהוכחת תהליכי בקרה, פרסום מהיר
    • חסרונות – דפים שלאורך הזמן אינם יציבים ואינם נשארים זמינים לציבור, פחות “נחשבים” מבחינה אקדמית, יש צורך בהפקת העמוד (עיצוב, עריכה וכו’)
  • אתרי הפקדה כנסים – כגון Web of Conferences, או הקהילה הטכניונית ב- Zenodo.
    • יתרונות – נראות טובה, בדרך כלל גישה פתוחה, במקרים רבים מקבלים DOI ליציבות זמינות החומר לאורך זמן.
    • חסרונות – פחות “נחשבים” בשל היעדר ההצהרה על ביקורת עמיתים.
  • מוציאים לאור – כתבי עת, ספרים, ספריות דיגיטליות של מוציאים לאור רשמיים (acm digital library, IeeeXplore).
    • יתרונות – בחירה בין OA לבין פרסום מסורתי, פרסום בפלטפורמת המו”ל וקבצים שמקבלים את פורמט המו”ל (נראות גבוהה), Indexing & abstracting (נראות במאגרי מידע), לעיתים כלולים גם שירותי בדיקת פלגיאריזם ועריכה לשונית.
    • חסרונות – לעיתים יש לשלם על פרסום בגישה פתוחה, יש לעמוד בסף תנאי הכניסה.

לכל מו”ל יש תנאים משלו על מנת לאפשר פרסום Conference Proceedings. להלן מספר תנאים שמוזכרים אצל המו”לים השונים:

• עלויות – ניתן לפרסם את הכנסים במתכונת מסורתית (ללא עלות, כמו במקרה של Lecture Notes של Springer) או ב- OA עבור כל הכנס או רק פרסומים נבחרים ממנו (היברידי).
• ביקורת עמיתים – חלה על מארגני הכנס אך ישנם מוציאים לאור (כגון IOP ואחרים) שמחייבים את מארגני הכנס לנהל את ביקורת העמיתים דרך הפלטפורמה של המו”ל. בחלק מהמקרים נדרשת הצהרה רשמית של המארגנים על ביצוע ביקורת עמיתים לפי התנאים שקבועים אצל המו”ל. ישנן תוכנות ניהול ביקורת עמיתים שמאפשרות את ביצוע התהליך בצורה מסודרת ויעילה. (לטכניון אין הסדר). דוגמאות לתוכנות בקישור הנ”ל.
• הצהרות שונות – על ביצוע ביקורת עמיתים, חומר מקורי שעבר בדיקת פלגיאריזם, שמירה על אנגלית ברמה טובה, הצהרות אתיות ועוד.

דוגמאות נוספות:

• Proceedings peer review policy (IOP Science)
• Instructions for Conference Organizers (MDPI)
• AIP Conference Proceedings

 בחירת מו”ל צריכה להתחשב במספר שיקולים שעליהם כדאי לדעת.

.

Persistent Identifiers הן הפניות יציבות, ארוכות טווח למקורות שונים ובעיקר למקורות דיגיטליים. ניתן למצוא בעולם האקדמיה והמחקר דוגמאות שונות למזהים שכאלו, בין היתר מזהי ORCID עבור חוקרים, מזהי ISBN ו- ISSN עבור ספרים וכתבי עת  וכמובן DOI (Digital Object Identifier)

DOI הינו מזהה ייחודי שניתן לעמודי אינטרנט שונים, כך שגם אם הכתובת (המיקום) שלהם משתנה, ניתן להתחקות אחריהם בקלות.

שימוש ב- DOI מבטיח גישה יציבה לחומרים לאורך זמן ולכן יש להשתמש בו ככל הניתן. את מחרוזות ה- DOI משיגים דרך ספקים שונים, חלקם בתשלום (כגון CROSSREF) ואחרים שאינם גובים עלות (Biorxiv, Zenodo ואחרים).

כאשר מפרסמים דרך מו”ל, החומרים אמורים לקבל מחרוזת DOI (יש לבדוק זאת מראש מול המו”ל). במידה ומפרסמים באופן עצמי, יש לדאוג לכך מראש וכמו כן, לנהל את המטה-דאטה של העמודים הללו באופן שוטף, כולל מיקום העמוד החדש בפועל כאשר הוא משתנה.

מאחר ובעידן האלקטרוני מתבצע שימוש בקבצים, חשוב מאוד לוודא בעת הפרסום מהם האמצעים שבהם נוקט המו”ל לשימור החומר, כך שאם האתר הרשמי “ייפול”, ייפרץ, ייחטף או ייסגר, עדיין תהיה גישה לחומרים. ישנם מו”לים שבוחרים להתקשר עם שירותי Archiving חיצוניים (כגון LOCKSS או PORTICO) ואילו אחרים משתמשים בשרתים פנימיים. להלן ההבדל בין המדיניות של המו”ל Oxford (שמצהיר היכן הוא מאכסן את הגיבויים לחומרים) לבין זו של מו”ל אחר, שאינו מפרט בדיוק היכן מתבצע שימור ארוך טווח לחומרים.