כלים לניהול וארגון ציטוטים מאפשרים לייבא בקלות מקורות אקדמיים ממאגרי מידע מקוונים, קטלוגים של ספריות ומקורות אחרים, ליצור באופן אוטומטי ביבליוגרפיות וציטוטים במגוון סגנונות (כגון APA, MLA, IEEE) ולארגן את רשימת המקורות. נכון להיום קיימים מספר כלים מוכרים בתחום.
בדף שלפניכם המלצות הצוות וקישורים שימושיים למידע נוסף.
קישורים שימושיים
התקנת Zotero ומידע טכני
- נכנסים ל Zotero.org
- נרשמים עם המייל הפרטי (אין הכרח להשתמש במייל טכניוני)
- התוסף ל Word יותקן יחד עם ההתקנה של Zotero. חשוב לדעת: לפני שמתקינים את Zotero, יש לסגור את כל התוכנות של MS Office
- מורידים את התוכנה למחשב: במסך ההורדה מורידים גם את התוכנה עצמה וגם את chrome connector – תוסף שנמצא בדפדף של גוגל
- התוכנה מתקינה את עצמה גם ל Word של מיקרוסופט, ותעבוד גם עם Google Docs
הדרך הקלה ביותר להוסיף מסמכים היא גרירה של מסמך PDF לתוכנה. מומלץ לפתוח תיקייה / collection ולגרור את המסמכים ישירות לתוכה. דרכים נוספות להוספת קבצים:
- באמצעות Zotero Connector
- באמצעות יצירת קבצי RIS ו-Bibtex וייבוא שלהם
- הוספה ידנית ע”י לחיצה על
האייקון של ה + ולאחר מכן More > בחירת סוג החומר - העברה מכלי לניהול ציטוטים אחר (מעבר מ Mendeley)
דרך נוספת להעביר פריטים לתיקיות ב Zotero היא התוסף של גוגל. נכנסים למאמר מתוך הדפדפן, לוחצים על התוסף ולאחר מכן על החץ הקטן בצד. בוחרים בתיקייה הרצויה ולוחצים על Done. אם יש גישה לטקסט המלא, וביקשו מהתוכנה לסנכרן – יגיע לתיקיות שלנו גם מסמך PDF.
- File > Import מסמנים שרוצים להעביר מ Mendeley
- מתחברים עם היוזר והסיסמה של Mendeley
- חשוב לדעת: מומלץ להעביר ל collections לפני שעושים את ההעברה
- אם רוצים שהמידע יסתנכרן לענן אז צריך לעשות ידנית סנכרון, ולבחור אם רוצים לכלול קבצי PDF או לא
- כדי שהמידע מתוך קבוצות ב Mendeley יגיע ל Zotero, יש להכין אותן מראש לייצוא (להתחבר ל Mendeley ולהעביר את המידע לתוך אוסף רגיל – Collection)
כאשר עובדים על Zotero במחשב משותף (למשל מחשב מעבדה) חשוב לעשות Log Out למשתמש ב Windows לפני שמחליפים למשתמש אחר. באופן כזה, כל משתמש יכול לעבוד בלא הפרעה על החשבון שלו ב Zotero. כאשר מספר משתמשים מחוברים למחשב בו זמנית (גם אם רק משתמש אחד פעיל באותו רגע), זה יכול לגרום לתקלות.
ציטוטים ועבודה בקבוצות
בעזרת Zotero ניתן לבנות מערכת תגיות אישית לכל המידע שלנו: מוסיפים תגית בלחיצה על Tags בפאנל הימני (כאשר אחד המסמכים מסומן). כל התגיות שיצרנו יופיעו בצד שמאל למטה. נוכל לאתר בקלות את כל מה שתייגנו גם בלחיצה על התגיות עצמן וגם בחיפוש הכללי של Zotero.
צפו בהקלטה: ניהול מסמכים ב Zotero באמצעות תגיות, אוספים ועורך PDF
ניתן להוסיף לעצמנו הערות גם בלי לפתוח את עורך ה PDF. לאחר מכן נוכל לאתר את ההערות שלנו באמצעות מערכת החיפוש של Zotero.
צפו בהקלטה: ניהול מסמכים ב Zotero באמצעות תגיות, אוספים ועורך PDF
ניתן להתנהל עם המסמך בתוך התוכנה ולא צריך קורא ועורך PDF נפרד. העורך מאפשר לסמן (“למרקר”) בצבעים, לכתוב הערות (Notes) למסמך או לציטוט, להוסיף תגיות ועוד. בפאנל הצדדי נוכל לראות בקלות מיפוי של כל הערה שלנו במסמך ולהגיע לחלק הרצוי בטקסט במהירות ובקלות.
צפו בהקלטה: ניהול מסמכים ב Zotero באמצעות תגיות, אוספים ועורך PDF
התוסף ל Word מותקן יחד עם ההתקנה של Zotero.
חשוב לדעת: לפני שמתקינים את Zotero, יש לסגור את כל התוכנות של MS Office.
גם אם לא עושים סנכרון ומתחברים לשם משתמש וסיסמה ב Zotero, התוסף עדיין יעבוד עם מה שנמצא על אותו מחשב. בתוך Word לוחצים על הטאב שנוסף לנו:
Zotero > add > citation
כעת בוחרים את סגנון הציטוט (אפשר גם לבחור האם להציג הערות שוליים). בסרגל שיופיע, לוחצים על החץ הקטן ליד הלוגו, ובוחרים ב classic view: כך נוכל לחפש תגיות וקבצים כמו בתוכנה הרגילה.
אפשרויות ציטוט:
- ציטוט של מספר מקורות
- עריכה מתקדמת: הצגת או הסתרת המחבר, מספרי עמודים ועוד
- שינוי של סגנון ציטוט במהלך הכתיבה (ב document preferences)
- עריכה של ציטוט ספציפי: לוחצים על הציטוט ולאחר מכן add/edit
להוספת רשימה ביבליוגרפית: add/edit bibliography.
בעבודה בקבוצות ניתן להציג את כל המאמרים שחברי הקבוצה הוסיפו לתיקייה ואת ההערות שלהם.
- לצד New Collection, בוחרים באפשרות של פתיחת קבוצה. פתיחת הקבוצה מתבצעת רק אונליין (יש להתחבר עם שם משתמש וסיסמה ל Zotero).
- נותנים שם לקבוצה, בוחרים באפשרות Private Membership, מסמנים את ההרשאות שמעוניינים בהן ולוחצים על Create Group. הערה: האפשרות של קבוצה פתוחה (ציבורית) תציג רק את המטא דאטה, ללא מסמכי PDF.
- Manage Members: כאשר נזמין חברים לקבוצות, הם יקבלו הודעה למייל ויוכלו להצטרף ולהציג אצלם את כל המידע. אם נתנו להם הרשאות הצטרפות, הם יוכלו גם לערוך.
סנכרון וגיבוי
ניתן לבצע גיבוי ידני של כל תיקיית Zotero לתיקייה אחרת (one drive, כונן נייד וכד’). באופן כזה, מעתיקים את כל ה- Zotero data directory למקום בטוח. מומלץ לעשות זאת בכל פרק זמן קבוע כפי שמגבים כל חומר דיגיטלי שהוא. התיקייה Zotero data directory למעשה מכילה את המטה-דאטה (כולל תגיות, הערות וכד’), ואת הקבצים עצמם.
- התיקייה ממוקמת בדרך כלל בהתאם למערכת ההפעלה – https://www.zotero.org/support/zotero_data.
- ניתן להגיע לתיקייה גם דרך edit – preferences – advanced – file and folders.
300 מגה בייט אינם מספיקים למחקר ארוך טווח כאשר שומרים גם את המטה-דאטה וגם את הקבצים. אם רוצים שלכל רשומה יוצמד הקובץ שלה (מבלי שיתפוס מקום), ניתן להציב קישור למיקום שבו נמצא הטקסט (one drive, google drive, dropbox וכו’).
זה נעשה עבור כל מקור בנפרד, ע”י לחיצה על מקש ימני ולאחר מכן add attachment > link to url. החיסרון בשיטה זו הוא שלא ניתן לעבוד עם קבצי PDF בתוך הקורא והעורך של Zotero.
המלצות נוספות לחיסכון במקום:
- בעת הגדרת הסנכרון, ניתן לבחור בין סנכרון של מטה-דאטה בלבד (מומלץ), או של מטה-דאטה וקבצים.
- ניתן לסנכרן רק קבצים של תיקייה ספציפית ולא חייבים לסנכרן את כל הספרייה.
- שימו לב: אם עובדים בקבוצה, הדרך היחידה לשתף את הקבצים היא לסנכרן אותם במערכת.
בהמשך להצעות בסעיף הקודם – אם החלטתם שלא לסנכרן את הקבצים של הטקסט המלא בספריית Zotero, ניתן להיעזר בקישור מיוחד שיוצר הפנייה למאגרי המידע של ספריות הטכניון ולטקסטים המלאים הזמינים במאגרים אליהם הטכניון מנוי.
חפשו את השורה URL Resolver ב Edit > Preferences > Advanced והדביקו את הקישור הבא:
https://technion.primo.exlibrisgroup.com/discovery/openurl?institution=972TEC_INST&vid=972TEC_INST:972TEC_V1
קיימים שירותי ענן שונים שעובדים עם Zotero ומאפשרים סינכרון של החשבון, במגבלות מסויימות. מאחר ומדובר באתרים חיצוניים, מומלץ להתייחס אליהם שלא בתור סינכרון בלעדי, בוודאי שלא בתור גיבוי. המלצתנו היא ליצור חשבון ב Zotero ולסנכרן, לפחות את המטה-דאטה.
תוספים מומלצים
Zotero כתובה בקוד פתוח ומאפשרת למפתחים מוכשרים לכתוב לה תוספים שימושיים, שיפורים, תכונות חדשות וממשקים עם תוכנות אחרות.
על מנת להתקין תוסף ב-Zotero, יש להוריד את קובץ ה-.xpi שלו למחשב. לאחר מכן, ב- Zotero, יש לבחור ב tools > add-ons ולגרור את קובץ ה-.xpi אל חלון התוספות שנפתח.
- התוסף Folder Import for Zotero מאפשר להעביר תיקיות קבצים לספריית Zotero בשלמותן: כולל היררכיות ותת-תיקיות
- התוסף Zutilo מסייע בניהול תגיות והערות (notes), יצירת קישוריות בין פריטים ותיקוני מידע ביבליוגרפי בתוך Zotero
- התוסף Zotero PDF Preview מאפשר תצוגה מקדימה של מסמכי PDF בחלון התצוגה הראשי של ספריית Zotero
- התוסף Zotero PDF Translate מספק תרגום לקורא PDF המובנה ב- Zotero 6. לאחר ההתקנה, יש ללחוץ על edit > preferences > translate כדי לבחור את השפה שלך
ZotFile הוא תוסף המאפשר לגבות ולסנכרן את התוכן של Zotero באופן אידיאלי, בכך שהוא יוצר הפרדה בין אחסון הנתונים (מטא-דאטה) לבין אחסון הקבצים. השימוש בתוסף מאפשר לפתוח את הקבצים בתוך קורא ה PDF של Zotero ללא צורך במנוי פרימיום, ועדיין לשמור על התגיות, ההערות והסימונים שהוספנו.
לחצו כאן למדריך השלם ל ZotFile (אתר חיצוני)
לגיבוי הקבצים מומלץ לבחור בשירותי ענן פרטיים כגון Dropbox או Google Drive.
אם בחרתם להשתמש ב OneDrive ואתם מעוניינים לשנות הגדרה זו עקב שינוי מקום לימודים/עבודה, ניתן להגדיר זאת ב -ZotFile ו-Files & Folders ב-Zotero למיקום חדש (בגוגל או ב Dropbox). יש להתחבר ולסנכרן מחדש על מנת להציג את הקבצים בתיקייה הרצויה.