מחלקת רכש ספרים בספרייה המרכזית – טכניון

אודות מחלקת רכש ספרים

מחלקת רכש ספרים בספרייה המרכזית מזמינה ספרים מודפסים עבור חוקרים, עבור ספריות פקולטיות ועבור יחידות או פקולטות ללא ספריות.

ספרים אלקטרוניים נרכשים רק כאשר מתאפשרת גישה באמצעות IP והם נגישים דרך הספרייה הדיגיטלית בלבד עם הזדהות טכניונית.

קישורים

הזמנות ספרים מודפסים ואלקטרוניים

הזמנות ספרים מודפסים

הזמנות מתקבלות למחלקת רכש ממידעני הפקולטות במערכת ALMA או מנציגי יחידות ללא ספריות בטופס ייעודי
הזמנות צריכות לכלול פרטים ביבליוגרפיים מדויקים (שם הספר, שם המחבר, שנה, מספר ISBN, מהדורה, סוג כריכה), קישור, מחיר משוער, מספר תקציב, מספר עותקים והערות מיוחדות (למשל בקשה לרכישת עותק משומש במצב טוב)
פורמט ההזמנה תמיד Print Book – One Time
במידה שמבקשים ממחלקת רכש מחיר משוער להזמנה, חשוב לזכור שמדובר בשריון תקציבי בלבד ולא בהצעת מחיר
מחלקת רכש מבצעת השוואת מחירים בין ספקים שונים בארץ ובחו"ל ונלקחות בחישוב עלויות משלוח ועלויות מיסים
אי אפשר לדעת מראש אם חבילות יעצרו במכס ואם נדרש לשלם עבור שחרורן ולכן השריון חייב להיות מראש גבוה
חשוב תמיד לשריין לכל הפחות 30% יותר מעלות הספר על מנת למנוע עיכובים בתפעול ההזמנה
הזמנות יחויבו אך ורק בסך העלויות הסופיות בפועל ולא בסך השריון
לכל הזמנה נדרש מספר תקציב לחיוב ואישור תקציבי
תפעול ההזמנה תלוי בסוג התקציב

הזמנות ספרים אלקטרוניים

בקשות לבדיקת היתכנות לרכישת ספרים אלקטרוניים ימולאו בטופס
אחראית המחלקה תבדוק אם קיימת גרסה אלקטרונית הנמכרת לספריות, אם מתאפשרת גישה באמצעות כתובות IP, לכמה משתמשים מתאפשרת גישה בו זמנית, אם הגישה לצמיתות ועלויות
לכל הזמנה נדרש מספר תקציב לחיוב ואישור תקציבי
תפעול הזמנה תלוי בסוג תקציב
ספרים שיירכשו יונגשו בספרייה הדיגיטלית בלבד והגישה תתאפשר עם הזדהות טכניונית

סוגי תקציבים ודרישות מקדימות לתפעול הזמנות

תקציב הצטיידות לחברי סגל חדשים

על החוקר להגדיר סכום גלובלי להזמנות ספרות על חשבון מענקי ציוד אותו ירצה לממש לאורך תקופת חיי המענק וליידע את מידענית הפקולטה
המידענית מעדכנת את אגף תקציבים בסכום הגלובלי לשריון עבור הזמנות ספרות
התקציבנית באגף תקציבים פותחת שריון במערכת SAP בגובה סכום השריון המבוקש ומכתבת את מידענית הפקולטה ואת ראש תחום תפעול ולוגיסטיקה בספרייה המרכזית
ראש תחום תפעול ולוגיסטיקה בספרייה המרכזית מיידעת את אחראית מחלקת רכש בספרייה המרכזית והתקציב נפתח במערכת ALMA
לאחר פתיחת התקציב במערכת ALMA, הזמנות הספרים מבוצעות ישירות בין הפקולטה לספרייה המרכזית
ניתן להגדיל את גובה השריון לאורך חיי המענק. במידה שלא נוצל מלוא סכום השריון, ניתן לבקש לסגור אותו, כך שהיתרה תשתחרר למענק

תקציב טכניוני

על התקציבנית של הפקולטה לשלוח דוא"ל למחלקת רכש בציון: שם התקציב, מספר התקציב והסכום המאושר לשריון הזמנות ספרים
כל עוד יש יתרת שריון מספיקה בתקציב במערכת ALMA, ניתן להזין הזמנות

תקציב מוסדי

מידעני הפקולטות מציינים בשדה Receiving note במערכת ALMA: תקציב מוסד ומספר תקציב
מידעני הפקולטות מזינים הזמנה במערכת SAP ומוודאים שמתקבל אישור תקציבנית להזמנה
בעגלת הקניות במערכת SAP בוחרים מק"ט מתאים להזמנה
בוחרים תוקף הזמנה רחוק ככל האפשר (מינימום חודשיים לתוקף התקציב)
להזמנות שתוקף התקציב שלהן פחות מחודשיים, יש לדאוג להארכת התוקף מול תקציבנית הפקולטה
מחלקת רכש רואה במערכת SAP רק הזמנות שקיבלו אישור תקציבי
לכל הזמנה במערכת ALMA צריכה להיות הזמנה מקבילה במערכת SAP (על פי מספר סימוכין)

חברה 2070

מידעני הפקולטות מציינים בשדה Receiving note במערכת ALMA: תקציב חברה 2070 ומספר תקציב
מידעני הפקולטות מזינים הזמנה במערכת SAP ומוודאים שמתקבל אישור תקציבנית להזמנה
בעגלת הקניות במערכת SAP בוחרים מק"ט מתאים להזמנה
בוחרים תוקף הזמנה רחוק ככל האפשר (מינימום חודשיים לתוקף התקציב)
להזמנות שתוקף התקציב שלהן פחות מחודשיים, יש לדאוג להארכת התוקף מול תקציבנית הפקולטה
מחלקת רכש רואה במערכת SAP רק הזמנות שקיבלו אישור תקציבי
לכל הזמנה במערכת ALMA צריכה להיות הזמנה מקבילה במערכת SAP (על פי מספר סימוכין)

רכש מתקציב ספרות

תקציב ספרות מיועד לרכש ספרות מדעית: כתבי עת מודפסים ואלקטרוניים, מאגרי מידע וספרים אלקטרוניים בחבילות.
יתרות בתקציב ספרות נוצרות משריונים הגבוהים מהעלות בפועל, מביטולי מינויים או מהנחות בלתי צפויות.
ספרי לימוד ומשאבים אלקטרוניים חדשים יכולים להירכש רק במידה שקיימות יתרות בתקציב.

רכש משאבים אלקטרוניים חדשים

רכש כתבי עת, מאגרי מידע וספרים אלקטרוניים מתבסס על המלצות מקהלי הטכניון
מידעני הטכניון רשאים להזין המלצות בכל שלב בטופס ייעודי בפורטל סימנייה
יחידות ללא ספריות מוזמנות לפנות בדוא"ל לאחראית התקשרויות, רכש ומשאבים אלקטרוניים שתזין המלצה בטופס בשם היחידה
וועדת משאבים אלקטרוניים מתכנסת לפחות פעמיים בשנה
הוועדה דנה בהמלצות בהיבט של שימוש נרחב, עלויות ובחינה מול אוניברסיטאות בארץ ובעולם
רכישות מתבצעות בכפוף ליתרות תקציב
המידען שמילא את הטופס יקבל חיווי חיובי או שלילי לכל המלצה בהתאם להחלטה

רכש ספרי לימוד

בכל שנה מתוכננות 3 פעימות לרכש ספרי לימוד הנדרשים לקורסים
לרוב הפעימות מתבצעות בחודשים פברואר, מאי ויולי. מועדים אלו נקבעו על סמך מועדי תשלום החשבוניות של המשאבים הממומנים מתקציב ספרות ולכן לא תוכל להיות התאמה למועדי הסמסטרים
קיום כל פעימה מותנה ביתרות בתקציב ספרות
נרכשים רק ספרי לימוד שהוגדרו בסילבוס קריאת חובה
ניתנת עדיפות לרכש ספרים אלקטרוניים להם מתאפשרת גישה ללא הגבלת משתמשים
ניתנת עדיפות להזמנת כותר אלקטרוני על פני כותר מודפס
רכישת כותרים אלקטרוניים לספריות תלויה בגורמים רבים ועשויה לכלול התניות. יתכן שכותר מבוקש לא יאושר לרכישה כתוצאה מאי התאמה להתניות המו"ל / הספק
במידה שיש כבר גישה לכותר אלקטרוני, לא יוזמנו עותקים מודפסים
במקרה של רכישת כותר מודפס, נרכש עותק אחד בלבד (רכישת עותקים נוספים תישקל בהתאם לנתוני השאלה)
נרכשים רק כותרים שאינם זמינים בטכניון (מהדורה חדשה נחשבת כותר שאינו זמין)
ספרי לימוד שימומנו מכל תקציב אחר שאינו תקציב ספרות יירכשו באופן מיידי וללא תלות בפעימות
מידעני הפקולטות יכולים למלא טופס המלצה בכל שלב
אחראית מחלקת רכש תפרסם מראש את מועד הפעימה למידעני היחידות
חשוב שההמלצות לספרי הלימוד הנדרשים יגיעו לממונות על הספריות מבעוד מועד על מנת שיספיקו להיבחן בכל פעימה בהתאמה
ההמלצות ייבחנו במועד כל פעימה
המידען שמילא את הטופס יקבל חיווי חיובי או שלילי לכל המלצה בהתאם לתנאי הרכישה ולהחלטה
המלצות שיוגשו לאחר מועד פעימה ייבחנו בפעימה עוקבת
מדריך הנחיות עבודה למידענים זמין בפורטל סימנייה (נהלי רכש) ובפינת הקישורים בעמוד זה

רכש עבור יחידות או פקולטות ללא ספריות

בקשה להזמנת ספרים תתבצע בטופס ייעודי
לכל כותר נדרש טופס הזמנה נפרד
לאחר בדיקת הבקשה, נציגות מחלקת רכש תעדכן את סטטוס ההזמנה בדוא"ל

במידה שביחידה / בפקולטה יש נציגות שמרכזת את ההזמנות מול מחלקת רכש, היא תהווה קשר בין המזמין למחלקת רכש משלב מילוי הטופס ועד לשלב האספקה. באחריות הנציגות:

- מילוי טופס הזמנה
- עבור תקציב מוסדי: ליצור הזמנת רכש ספרות במערכת SAP לאחר קבלת מספר סימוכין ממחלקת רכש
- עבור תקציב טכניוני: יידרש אישור מתאם מחקר בדוא"ל לגובה השריון שיישלח ממחלקת רכש

במידה שחוקרים מזמינים עצמאית:

- באחריות החוקר למלא טופס הזמנה
- באחריות מחלקת רכש לבצע הזמנת SAP עבור תקציבים מוסדיים
- באחריות מחלקת רכש לדאוג לקבלת אישור מתאם מחקר בדוא"ל לגובה השריון הנדרש
ספרים פיסיים שלא ימוקמו בספרייה המרכזית לא יופיעו בקטלוג הספריות
ספרים אלקטרוניים יונגשו לכלל קהיליית הטכניון בפורטל הספריות באמצעות הזדהות טכניונית
מועדי פעימות ספרי לימוד יפורסמו לראשי מינהל על ידי אחראית מחלקת רכש
המלצות מהיחידות יועברו בדוא"ל לאחראית רכש שתמלא עבורן טופס המלצה
אחראית מחלקת רכש תדאג לעדכן באם ההמלצה התקבלה או נדחתה
במידה שההמלצה התקבלה, אחראית מחלקת רכש תזין הזמנה למערכת עלמא במועד הפעימה
במידה שההמלצה התקבלה, ספר מודפס ימוקם באוסף ספרי הלימוד בספרייה המרכזית

מידע נוסף

סיבות לעיכובים בתפעול הזמנות ובאספקתן

מידע נדרש חסר
תוקף תקציב
שריון נמוך
עצירה במכס
התנהלות חברת ההפצה
פריטים שמגיעים פגומים

קבלת החזר כספי לרכישה עצמאית מתקציבי מחקר

חוקר שמעוניין לרכוש ספרים עצמאית מתבקש לוודא עם מתאם המחקר בטרם הרכישה שיהיה זכאי להחזר כספי מתקציב המחקר
על החוקר להביא לספריית הפקולטה את הספר שנרכש בצירוף קבלה
במקרה שהעותק אינו ראשון לכותר בקטלוג, המידענית תוסיף לרשומה המתאימה עותק בסטטוס מחקר, תוסיף ברקוד לספר ותבצע פעולת השאלה
במקרה של עותק ראשון לכותר, המידענית תפתח רשומה מקוצרת, תשלח דפי שער בציון מספר ברקוד למחלקת מטא-דאטה, תוסיף ברקוד לספר ותבצע פעולת השאלה
המידענית תוסיף לקבלה חותמת ספרייה, חתימה ומספר ברקוד
החוקר יעביר את הקבלה למתאם המחקר לקבלת החזר כספי מתקציב המחקר

רכש תקנים

ספריות הטכניון מנויות למספר מאגרי תקנים: https://library.technion.ac.il/databases/?field=standards
מחלקת רכש לא רוכשת תקנים יחידים
רכישת תקן יחיד יכולה להתבצע רק באופן עצמאי. חוקר שמעוניין לרכוש תקנים עצמאית מתבקש לוודא עם מתאם המחקר בטרם הרכישה שיהיה זכאי להחזר כספי מתקציב המחקר

יצירת קשר

מחלקת רכש

דוא"ל: acq@technion.ac.il

טלפון: 2514

אחראית התקשרויות, רכש ומשאבים אלקטרוניים

דוא"ל: lib.acq@technion.ac.il

טלפון: 2517