ייעול תהליכי עבודה בשנה החולפת 

• אוטומציה לטופס טיולים הסמכה: ביקורת חובות לסטודנטים המסיימים תואר ראשון מתבצעת באופן יומיומי על סמך טופס טיולים משותף לבית הספר ללימודי הסמכה ולספרייה המרכזית. עד לאוטומציה, הביקורת התבצעה באופן ידני על ידי מידענים במחלקת השאלה ולכל סטודנט התווספה חסימה בכרטיס הקורא והוא שוחרר או נותר בטופס טיולים בהתאמה למצבו. התהליך האוטומטי שאופיין במחלקת השאלה ובוצע על ידי מחלקת מערכות מידע כולל אוטומציה מוחלטת לכל התהליך: רק המערכות “מדברות” ביניהן ללא התערבות מידען. התהליך חוסך זמן רב שהושקע בהוספת נתונים באופן ידני ובנוסף, שומר על אחידות ומנטרל שגיאות. 

• אוגדן תהליכי עבודה: טיוב נהלי העבודה במחלקה מתבצע באופן שוטף. השנה עודכנו בין היתר: הנחיות העבודה לסטודנטים המועסקים במחלקות שירותי קהל, טיפול בהודעות משאבי אנוש, טיפול בתיבת הדואר המחלקתית, טיוב נוהל טיפול בפריטים במעמד TRANSIT בשיתוף עם ספריית רפואה, וייעול נוהל מדבוק בשיתוף עם מנהל מחלקת קיטלוג. 

פעילות המחלקה בשנה החולפת 

• מפגע בטיחות בקומפקטוס בארכיון התחתון: במהלך שיפוץ הספרייה התגלה מפגע בטיחות בקומפקטוס שהכיל בין היתר אוספי ספרים שונים, שאוחסנו בו לתקופת השיפוץ על מנת שיהיו זמינים לקהל הקוראים. בעקבות המפגע, נדרשה התארגנות מחדש, הן לניוד האוספים שנדרשים להישאר זמינים והן לפינוי כלל האוספים לטובת ביצוע ריבוד לרצפת הארכיון. על אף האתגרים הרבים, נמצאו גם יתרונות לפרויקט פינוי והחזרת האוספים. למשל, נמצא פתרון לתצוגת אי-זמינות העותקים בפורטל הספריות (Currently NOT Available), פתרון שמשמש מאז כל ספרייה שעוברת שיפוץ (במקום הסתרת האוספים כליל כבעבר). בנוסף, כלל האוספים עברו סידור מחדש בעת החזרתם (הזדמנות לעשות סדר ברצף הנכון). 

• תכנון החזרת האוספים למרכז המידע בתום השיפוץ: תהליך ארוך ומורכב שכלל בין היתר, מיפוי חוזר ונשנה עקב שינויים בשטח המדף שתוכנן במקור ומציאת פתרונות יצירתיים למיקום האוספים, יצירת מיקומים חדשים במערכת עלמא, מחיקת מיקומים ישנים שכבר אינם רלוונטיים ושינוע האוספים בחזרה לקומות 5 ו-6. 
• הערכת אוספים: החל מינואר 2021 מתבצע על ידי סימונה קליין שפרשה לגמלאות ומגיעה בהתנדבות! בסך הכול הוערכו מעל 5,000 עותקים ובנוסף הוערכו גם תרומות ומתנות. 
• אוספים חדשים: אוסף ספרי ילדים להשאלה, ספרייה חברתית לילדים, אוסף משחקי מחשבה להשאלה, אוסף ספרי בוגרים, אוסף ביוגרפיות. בנוסף, הוקם בפורטל דף זרקור על אוספי ספריות הטכניון. 
• Technion Libraries Welcome Letter: ניסוח, עיצוב והטמעת מכתב הנשלח באופן אוטומטי בדוא”ל לכל קורא חדש מכל אוכלוסיות הטכניון המסביר על שלל שירותי הספריות.