על מנת ליהנות מכלל השירותים המוצעים ע"י הטכניון, על כל עובד או סטודנט לוודא כי כל הפרטים האישיים הנדרשים במערכת הניהול הטכניונית נכונים ומלאים.
השלמת הפרטים החסרים מתבצעת בקלות ובאופן עצמאי דרך מערכת SAP. הנתונים יתעדכנו במערכת הניהול של הספרייה תוך 24 שעות.